Elektronische Datenübermittlung steuerfreier Zuschüsse
Elektronisches Bescheinigungsverfahren für steuerfreie Zuschüsse und Erstattungen zu Beiträgen zur Alters-, Kranken- und/oder Pflegeversicherung nach § 10 Absatz 4b Einkommensteuergesetz
Betrifft: Erstattungen an Kindertagespflegepersonen und Vollzeitpflegepersonen
Mit Inkrafttreten des Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetzes vom 26. Juni 2013 (BGBl. I Seite 1809) wurde ab dem Veranlagungszeitraum 2016 ein elektronisches Datenübermittlungsverfahren eingeführt. Dieses Verfahren soll sicherstellen, dass steuerfreie Zuschüsse zu Vorsorgeaufwendungen - insbesondere für Beiträge zur Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung – sowie die Erstattung von solchen Beiträgen steuerlich zutreffend erfasst werden (§ 10 Absatz 4b Satz 4 bis 6 Einkommensteuergesetz - EStG -).
Eine Meldepflicht entfällt, wenn diese Zahlungen beispielsweise bereits in einer Lohnsteuerbescheinigung enthalten sind. Es geht also um die steuerliche Erfassung von Leistungen an Personen, die in der Regel nicht Arbeitnehmer dieser Behörde sind, sondern von dieser Behörde beispielsweise eine Unterstützungsleistung erhalten.
Jugendämter sind im Sinne der Definition des § 6 Absatz 1 Abgabenordnung (AO) von der elektronischen Datenübermittlungspflicht betroffen, weil die Erstattungen der Jugendämter zur Kranken-, Pflege- und Alterssicherung an Kindertagespflegepersonen (§ 23 Absatz 2 Nummer 3 und Nummer 4 SGB VIII) sowie an Vollzeitpflegepersonen (§ 39 Absatz 4 Satz 2 SGB VIII) der Finanzverwaltung nicht bereits aufgrund anderer Vorschriften elektronisch mitgeteilt werden müssen.
Die Daten sind der Finanzverwaltung jeweils bis zum 28. Februar des auf die Auszahlung folgenden Jahres zu übermitteln.
Für eine Datenübermittlung sind folgende Schritte abzuarbeiten:
1. Registrierung bei der ZfA als Kunde und Abstimmung der Datenverbindung
Die Mitteilung über die gewährten Erstattungsbeträge erfolgt elektronisch nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung an die zentrale Stelle nach § 81 EStG (Deutsche Rentenversicherung Bund – Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen – ZfA-).
Die Jugendämter als übermittelnde Stellen müssen sich dazu bei der ZfA als Kunden registrieren lassen und erhalten einen eigenen Zugangscode für die geschlossene Benutzergruppe. Bei dieser Anmeldung ist auch anzugeben, ob Meldungen zukünftig per eigener Datenfernübertragung, über einen IT-Dienstleister oder per Web-Formular erfolgen sollen.
Weiterführende Informationen sowie der Download von Dokumenten für die geschlossene Benutzergruppe sind nach der erfolgreichen Registrierung bei der ZfA erhältlich.
Jugendämter sollten sich aus diesem Grund möglichst frühzeitig mit der ZfA in Verbindung setzen, um die notwendigen technischen Abstimmungen vorzunehmen.
Im Anschluss an die Erfassung wird gemeinsam mit dem Kunden die technische Leitung für den Versand der Daten hergestellt und getestet. Nach erfolgreichem Testlauf wird die Anbindung freigegeben und die Datenpakete können über die Leitung versendet werden. Für jeden Kunden gibt es eine eindeutige Verbindungsstrecke, über die nur dieser Kunde Daten verschicken bzw. empfangen kann.
2. Abfrage der steuerlichen Identifikationsnummer bei den Steuerpflichtigen
Die Meldung an die Finanzverwaltung muss unter Angabe der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr.) nach § 139b AO erfolgen. Daher ist diese beim jeweiligen Steuerpflichtigen zu erfragen (z. B. im Rahmen der Antragstellung).
Liegt die IdNr. trotz Aufforderung nicht oder fehlerhaft vor, steht dem Jugendamt das sogenannte maschinelle Anfrageverfahren zur Abfrage der IdNr. nach § 22a Absatz 2 EStG zur Verfügung. Das Jugendamt kann damit über die ZfA per Datensatz die IdNr. erfragen. In diesem Datensatz sind u. a. der Name, die Anschrift und das Geburtsdatum des Steuerpflichtigen anzugeben.
Die Kundenbetreuung der ZfA ist unter der Email-Adresse ZfA-Kundenbetreuung@DRV-Bunde.de oder telefonisch unter (03381) 21222377 erreichbar.
Rückfragen sind auch unmittelbar an die Deutsche Rentenversicherung Bund -Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen – 10868 Berlin direkt, unter Telefon 03381/21222324 oder per Email an die Zulagenstelle@DRV-Bund.de möglich.
Infoseite zum Meldeverfahren mit weiterführenden Links
Informationsschreiben des Bundesfinanzministeriums (nicht barrierefrei)
AMS II 4 6512.02-1/95 vom 22.06.2016 zur Meldepflicht im Bereich der Tagespflege
Autor: BLJA, zuletzt geändert am 02.05.2023